Politique de confidentialité

Qui nous sommes

GIR Canada Inc. (ci-après « GIR », « nous » ou « notre ») est une firme canadienne indépendante spécialisée dans le conseil en vote par procuration et la recherche ESG pour investisseurs institutionnels. Notre siège social est situé au :

La présente politique décrit comment nous collectons, utilisons, conservons et protégeons vos données personnelles, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25, Québec) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE, Canada).

Données que nous collectons

Nous collectons des données personnelles uniquement lorsque cela est nécessaire à la fourniture de nos services ou à la communication avec vous. Les catégories de données que nous pouvons collecter comprennent :

• Coordonnées : prénom, nom de famille, adresse courriel, numéro de téléphone, titre et organisation.
• Données de correspondance : messages que vous nous envoyez via notre formulaire de contact, par courriel ou lors d'appels ou de rencontres planifiés.
• Données contractuelles : informations relatives à la prestation de nos services, y compris les mandats, instructions de vote et paramètres de politique.
• Données d'abonnement : vos préférences en matière de communications (infolettre, webinaires, publications).
• Données de navigation : adresse IP, type de navigateur, pages consultées et durée de visite, collectées via des témoins (cookies) sur notre site Web.

Pourquoi nous utilisons vos données

Vos données personnelles sont utilisées aux seules fins suivantes :

• Prestation de services : traitement de vos demandes, gestion des mandats de vote par procuration, transmission de recommandations et de rapports ESG.
• Communication : réponse à vos demandes de renseignements, envoi de confirmations, gestion de votre compte client.
• Marketing (avec consentement) : envoi de notre infolettre, d'invitations à des webinaires et de publications si vous y avez consenti.
• Amélioration de nos services : analyse anonymisée de l'utilisation de notre site pour améliorer l'expérience utilisateur.
• Obligations légales : respect de nos obligations réglementaires et légales applicables.

Base légale du traitement

Conformément à la Loi 25 et à la LPRPDE, nous traitons vos données personnelles sur l'une des bases légales suivantes :

• Consentement explicite : pour l'envoi de communications marketing, d'infolettres et d'invitations à des webinaires. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Exécution d'un contrat : lorsque le traitement est nécessaire à la fourniture des services que vous avez demandés.
• Intérêts légitimes : pour améliorer nos services, prévenir la fraude et assurer la sécurité de nos systèmes, dans la mesure où ces intérêts ne prévalent pas sur les vôtres.
• Obligation légale : lorsque la loi nous impose de traiter certaines données.

Partage de vos données

Nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos données personnelles à des fins commerciales avec des tiers. Nous pouvons cependant transmettre certaines données dans les situations suivantes :

• Fournisseurs de services technologiques : notre plateforme CRM (HubSpot), nos outils d'envoi de courriels et nos services d'hébergement, uniquement dans la mesure nécessaire à l'exploitation de nos services. Ces fournisseurs sont liés par des ententes de confidentialité.
• Partenaires institutionnels : dans le cadre de mandats spécifiques et avec votre autorisation, certaines données peuvent être partagées avec des tiers impliqués dans la prestation du service.
• Autorités légales : si la loi l'exige ou pour protéger nos droits légaux.

Conservation des données

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, ou tel que requis par la loi :

• Données clients actifs : pour la durée du mandat et jusqu'à 7 ans après sa fin, conformément aux obligations fiscales et comptables.
• Données de prospects et formulaires de contact : 24 mois à compter du dernier contact, sauf si une relation contractuelle est établie.
• Données d'abonnement aux communications : jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou retiriez votre consentement.
• Données de navigation (cookies) : selon la durée définie dans notre politique de témoins (généralement 12 mois).

À l'expiration de la période de conservation, les données sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de façon irréversible.

Sécurité

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction. Ces mesures comprennent notamment :

• Chiffrement des données en transit (TLS/HTTPS) et au repos
• Contrôle d'accès strict basé sur le principe du moindre privilège
• Formation régulière de notre personnel aux bonnes pratiques de sécurité
• Utilisation de plateformes certifiées SOC 2 pour nos outils CRM et d'envoi
• Révision périodique de nos pratiques de sécurité

En cas d'incident de confidentialité susceptible de causer un préjudice sérieux, nous nous engageons à vous en aviser dans les délais prévus par la Loi 25, et à notifier la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) si requis.

Vos droits

En vertu de la Loi 25 et de la LPRPDE, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Droit de rectification : faire corriger toute donnée inexacte, incomplète ou équivoque.
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, lisible par machine.
• Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment votre consentement aux communications marketing, sans que cela n'affecte la licéité des traitements antérieurs.
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données dans certaines circonstances.

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter aux coordonnées indiquées à la section 11. Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours.

Témoins (cookies)

Notre site Web utilise des témoins (cookies) pour assurer son bon fonctionnement, analyser son utilisation et, le cas échéant, vous proposer des contenus personnalisés. Les types de témoins que nous utilisons sont :

• Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement du site. Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Témoins analytiques : nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site (via HubSpot Analytics). Ces témoins sont déposés uniquement avec votre consentement.
• Témoins fonctionnels : mémorisent vos préférences (langue, région) pour améliorer votre expérience.

Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins à tout moment via les paramètres de votre navigateur. Notez que la désactivation de certains témoins peut affecter la fonctionnalité du site.

Modifications de la présente politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la présente politique de confidentialité à tout moment afin de refléter des changements dans nos pratiques ou dans la législation applicable. En cas de modification importante, nous vous en aviserons par courriel (si vous êtes abonné à nos communications) ou par un avis visible sur notre site Web.

La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. Nous vous encourageons à consulter cette page périodiquement.

Nous joindre

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits, veuillez contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels :